Dans la plupart des entreprises, la question n’est plus de savoir si les salariés utilisent l’IA générative, mais comment. Certains s’en servent tous les jours pour rédiger un e-mail ou résumer un document, d’autres n’osent pas, et presque personne n’a reçu de consigne claire. Avant d’acheter des licences ou de lancer un grand projet, la première étape consiste à faire monter vos équipes en compétences. Voici une méthode simple pour vous y prendre.
Partir de ce que font déjà vos équipes
Le réflexe courant est de commencer par choisir un outil. C’est souvent prématuré. Commencez plutôt par un état des lieux, même rapide :
- Qui utilise déjà l’IA, et pour quoi faire ? Un questionnaire anonyme de 5 questions suffit souvent à révéler des usages que la direction ignorait.
- Avec quels outils ? Versions gratuites grand public, outils intégrés à vos logiciels, abonnements payés sur une note de frais : chacun pose des questions différentes de confidentialité.
- Quelles données y passent ? C’est le point le plus sensible : informations clients, documents internes, données personnelles.
Une question revient souvent en formation : « Est-ce que j’ai le droit de mettre ce document dans ChatGPT ? ». Si vos collaborateurs se la posent, c’est le signe qu’ils ont besoin d’un cadre plus que d’un nouvel outil.
Comprendre ce que l’AI Act attend de vous
Le règlement européen sur l’intelligence artificielle, appelé AI Act, contient une obligation qui concerne directement les entreprises qui utilisent l’IA, et pas seulement celles qui la développent. Son article 4 demande aux fournisseurs et aux utilisateurs professionnels de systèmes d’IA de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leur personnel. Cette obligation s’applique depuis le 2 février 2025.
Selon la Commission européenne, le texte a été modifié par le « Digital Omnibus » sur l’IA, entré en vigueur à la mi-juillet 2026. L’obligation pour les entreprises est maintenue, mais aucun niveau précis de maîtrise n’est imposé. Le contrôle relève des autorités nationales de surveillance du marché depuis le 2 août 2026.
Concrètement, la Commission précise qu’il n’existe pas de solution unique : les mesures doivent tenir compte des connaissances techniques, de l’expérience et de la formation de vos salariés, ainsi que du contexte dans lequel ils utilisent l’IA. Une formation formelle n’est pas exigée en tant que telle, mais c’est le moyen le plus simple de démontrer que vous avez pris des mesures.
Former par étapes plutôt qu’en une fois
Une seule journée de formation pour tout le monde produit rarement des effets durables. Une progression en trois niveaux fonctionne mieux.
1. Une sensibilisation pour tous
Une demi-journée suffit pour donner à chacun un socle commun : ce qu’est une IA générative, ce qu’elle sait faire et ne sait pas faire, les risques (erreurs, confidentialité, fraudes) et les règles de l’entreprise. C’est aussi le format le plus adapté pour répondre à l’obligation de l’AI Act à l’échelle de toute l’organisation. Notre sensibilisation à l’IA pour tous les collaborateurs est construite sur ce principe.
2. Des ateliers par métier
Une fois le socle acquis, les usages varient beaucoup d’un service à l’autre. Les RH n’ont pas les mêmes besoins que le service commercial ou la comptabilité. Des ateliers par métier, construits sur les documents et les tâches réelles des participants, permettent de passer de la curiosité à des gains de temps concrets. Les techniques pour rédiger des requêtes efficaces y ont toute leur place : c’est l’objet de notre formation Prompt Engineering & IA générative.
3. Des référents internes
Identifiez dans chaque service une ou deux personnes plus à l’aise, et formez-les davantage. Elles deviennent le premier relais de leurs collègues, font remonter les bonnes pratiques et les difficultés, et évitent que la dynamique retombe une fois la formation terminée.
Fixer des règles simples avant de former
Former sans cadre, c’est laisser chaque salarié décider seul de ce qui est autorisé. Avant ou pendant la sensibilisation, posez au minimum :
- les outils autorisés, et ceux qui ne le sont pas ;
- les données interdites : données personnelles, informations clients, documents confidentiels, selon les outils utilisés ;
- l’obligation de vérifier tout contenu produit par l’IA avant de l’utiliser ou de l’envoyer ;
- la personne à contacter en cas de doute.
Une page suffit pour commencer. Ces règles pourront ensuite évoluer vers une véritable charte d’usage de l’IA.
Choisir l’outil après la formation, pas avant
Une fois les usages identifiés et les équipes formées, le choix d’un outil devient beaucoup plus simple. Vous savez ce dont vos équipes ont réellement besoin, et quelles garanties de confidentialité vous exigez. Si votre entreprise travaille déjà avec Microsoft 365, Microsoft 365 Copilot est une option naturelle, à condition de former les utilisateurs et de vérifier au préalable les droits de partage de vos documents : notre formation Microsoft 365 Copilot aborde ces deux points.
Mesurer les effets
Pour savoir si la démarche fonctionne, quelques indicateurs suffisent :
- la part de salariés formés, par service ;
- les usages déclarés quelques mois après la formation ;
- les questions et les incidents remontés aux référents ;
- le temps gagné sur quelques tâches ciblées, mesuré avant et après.
Ces éléments vous serviront aussi à documenter les mesures prises au titre de l’AI Act.
À retenir
- Commencez par un état des lieux des usages réels de vos équipes, avant de choisir un outil.
- L’AI Act oblige les entreprises qui utilisent l’IA à prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leur personnel, sans imposer de niveau précis.
- Progressez par étapes : sensibilisation pour tous, ateliers par métier, puis référents internes.
- Posez quelques règles simples dès le départ : outils autorisés, données interdites, vérification systématique.
- Mesurez les effets pour ajuster la démarche et documenter vos actions.
Vous souhaitez construire ce parcours pour vos équipes, à Nantes ou à distance ? Découvrez nos formations à l’IA générative.